A kutatók szívesen kérik ki belőlük az iratokat. Az egyik előadó, Makó Anasztázia a Zombori Történelmi Levéltárból éppen erről tartott előadást, de mások is rámutattak erre.

A részvevőket a város nevében dr. Etela Jerinkić művelődési ügyekkel megbízott polgármesteri tanácsos üdvözölte, és tartalmas beszédében kiemelte, hogy a múlt sérelmeire az igazság lehet gyógyír, és arra is felhívta a figyelmet, hogy a majdani múlt most történik, vagyis az egykori jelen ma már múlt. Az eseményt a levéltár igazgatója, Stevan Mačković nyitotta meg, kiemelve a téma fontosságát. A rendezvényt Szerbia Kulturális és Tájékoztatási Minisztériuma, Szabadka Önkormányzata és a Bethlen Gábor Alap támogatta. Ez utóbbi az idén is segítette a levéltár felszerelésének modernizálását. A tizenegy előadó négy országból érkezett. A szerbiaiakon kívül egy bosznia-hercegovinai, több horvátországi és magyarországi előadó volt jelen.

Egy részük elméleti kérdéseket boncolgatott, míg mások a levéltáruk érdekességeit próbálták bemutatni, vagy áttekintést adni a levéltárakban őrzött gyűjteményekről. A sokoldalú előadások levezetéseként a részvevők ellátogattak a Szabadkai Városi Múzeumba, és ott négy kiállítást is megtekinthettek. A levéltári napot ünnepi ebéd zárta.

A konferencián jelen levők megtudhatták, hogy a Szabadkai Történelmi Levéltárban milyen gyűjteményeket őriznek, és hogy ezeket milyen elvek szerint szervezték meg. Minderről Tatjana Segedinčev levéltári tanácsos beszélt. Hasonló előadást tartott Vanda Vojvodić Micov, ő a Zrenjanini/Nagybecskereki Történelmi Levéltár gyűjteményeit mutatta be, kiemelve a Szenthuberti (Banatsko Veliko Selo) Helytörténeti Múzeum anyagát. Sokan levéltáruk egy-egy meghatározó gyűjteményét emelték ki. Csáki Tamás (Budapest Főváros Levéltára) a terv- és térképtár gyűjteményt (ilyen szinte minden levéltárban található). Zita Jukić és Ivana Čurik (Eszéki Állami Levéltár) a levéltár anyakönyveinek gyűjteményéről beszélt. A kutatók az anyakönyveket használják a legtöbbet, a térképek pedig sok esetben nélkülözhetetlenek.

Sanja Gavrilović (Vajdasági Levéltár, Újvidék) egy jelentős polgár, dr. Milekić Jovan gyűjteményéről beszélt. Saneta Adrović (Tuzla Kanton Levéltára) személyi és családi fondok iratainak rendezéséről, illetve az aközben felmerülő elméleti kérdésekről értekezett.

Petar Elez (Vukovári Állami Levéltár) a vinkovci és a vukovári kulturális élet tanulmányozhatóságát mutatta be levéltára plakátgyűjteménye alapján. Dario Mlinarević (Eszéki Állami Levéltár) a gyakorlati példát felhozva a fejlécek (memorandumok) gyűjteményének levéltári feldolgozásáról beszélt.

Péterné Fehér Mária (Magyar Nemzeti Levéltár Bács-Kiskun Megyei Levéltára) a gyűjtemények egy-egy érdekességére hívta fel a figyelmet (az intézményben például egy Liszt Ferenc-levelet is őriznek). Jugoslav Veljkovski arról beszélt, hogy Újvidék Város Történelmi Levéltárában mindössze két gyűjtemény van, a városban ugyanis más intézetek is foglalkoznak gyűjteményekkel. Kiemelte, hogy a digitalizálás egy új dimenziót adhat a gyűjteményeknek, mivel a különböző helyeken található iratok, képek, tárgyak virtuálisan, a digitalizálás által, egy helyre gyűjthetőek. Horvátországban már létrehoztak egy programot (Arhinet), mellyel a fontos iratokat, elsősorban az anyakönyveket teszik könnyen elérhetővé. Úgy tűnik, hogy a digitalizálás a gyűjtemények kezelését is megváltoztatja, ezt több előadó is érintette.

A levéltárosok számára az ilyen találkozások fontosak, hiszen ekkor értesülhetnek a működés, az őrzött iratanyag hasonlóságáról. Beszélgethetnek elméleti kérdésekről, az újabb technikai eszközök alkalmazásáról, emellett ezek az alkalmak arra is jók, hogy közös projektumok is megfogalmazódhassanak.