Az üzleti élet egyik legfontosabb eleme az iroda, ezen belül pedig a tárgyalóterem. Kulcsfontosságú szerepe van a cégen belüli megbeszéléseknél, üzleti meetingeknél. Éppen ezért a tárgyalótermeket nagy figyelemmel kell megtervezni, mert ezáltal növeljük a tárgyalások hatékonyságát, valamint az üzletkötés sikerességét is.

A mai modern irodaházak mindegyikében vannak tárgyalótermek, melyeket személyes megbeszélésekre lehet használni, valamint akár egész napos értekezletek levezetésére is.

A tervezés során mindenképp előre kell vetíteni, hogy mekkora helyiségre van szükségünk, hány személy befogadását tervezzük. Természetesen kisebb helyiség kell egy néhány személyes tárgyalóhoz, mint egy tíz-húsz vagy akár annál is több személyeshez, hogy kényelmesen elférjenek.

A fentiek tudatában az is kiderül, hogy milyen eszközök beszerelésére van szükség, valamint milyen bútorokra és milyen elrendezésre.

Az úgynevezett kistárgyalókban a kisebb, spontán beszélgetésekhez elegendő a kisebb asztal és néhány szék. A közepes tárgyalóknál, ahol előre időzített megbeszélések folynak, akár több órán keresztül is, már szükség van okostáblára, projektorra, esetleg nagy átmérőjű monitorra.

A konferenciatermek a tárgyalók bővített változatai, ezáltal a helyiségnek is nagyobbnak kell lennie. Különlegességük, hogy ezeket egy konferenciaplatformra optimalizálják, melyet a cégnél mindenki tud alkalmazni.

A tárgyalók kialakítása

A tárgyalóknak kényelmesnek kell lenniük. Mindenképp szabályozható világítást kell kialakítani, valamint fontos, hogy a hőmérsékletet is lehessen állítani, és egységes színharmóniát is ki kell alakítani, hogy ne legyen zavaró, kellemetlen a színvilág. A jól szellőztethetőségre szintén kell gondolni, nyitható ablakokat kell beszerelni. A bútoroknak mindenképp meg kell felelniük az ergonomikus feltételeknek, a kényelem szempontját is figyelembe véve.

Négyféle előadótermi kialakítást különböztethetünk meg:

— A hagyományos elrendezést követve középen egy nagy asztal vagy több kisebb van összetolva, körülötte székek, melyek esetében az a legjobb, ha gurulósak, így könnyebb mozgatást tesznek lehetővé.

— Az asztalok U alakú elrendezése is számításba jöhet, ahol az előadó a középponti részből közelebbi kapcsolatot tud kialakítani a résztvevőkkel.

— Találkozhatunk még a négyzetes kialakítással, mely hasonló az U alakúhoz, annyi különbséggel, hogy ennél a középső rész teljesen zárt.

— Az előadótermi stílusú helyiség középpontjában mágnestábla és kivetítő kap helyet, a hallgatók pedig széksorokban vagy padokban hallgatják az előadást. Ezt a kialakítást az oktatásban, illetve a prezentációknál célszerű alkalmazni.

Az asztal és a székek mellett bútorzatra, szekrényekre, polcokra is szükség van. Itt tárolhatjuk a vállalattal kapcsolatos prezentációs elemeket.

Ha az üzleti oldalra gondolok, akkor a tárgyalótermi székeket különösen nagy gonddal kell kiválasztani. Fontos ugyanis, hogy a megbeszélésen az ügyfelek kényelmesen tudjanak ülni, az asztalhoz mérten is ergonomikusak legyenek. A kényelmes székek mindenképp pozitív hangulatot eredményeznek egy hosszú megbeszélésen. A legfontosabb, hogy ezekben a helyiségekben sikeres tárgyalást folytassanak, mely során minden fél elégedett, és hogy a hosszú, kényelmes megbeszélés profitnövekedést eredményezzen.

A szerző látványtervei és felvételei