Horváth László, a szabadkai önkormányzat protokollfőnöke - Szabó Attila fotója

* Hatodik éve a protokollosztály vezetője. Mi szükséges ahhoz, hogy valaki ezt a feladatot maradéktalanul el tudja látni?
- Ez egy hivatás, amelyhez nem elegendő a rátermettség, szeretni is kell azt, amit csinálunk. Nekem szerencsém volt, hiszen az előző protokollfőnököktől olyan jó alapokat kaptam örökségül, amelyre az elmúlt években építeni tudtam. Ezeknek az alapoknak - és a későbbi tevékenységünknek - köszönhetően osztályunk jóval más szerbiai községek protokollosztályai előtt jár, mondhatni már-már súrolja az európai mércéket. A múltban valójában az önkormányzat kabinetjét nevezték protokollosztálynak. Ez tulajdonképpen nem is baj, hiszen a lényeg nem az elnevezésben van, hanem abban a tevékenységben, amelyet ez az osztály végez.
* Mely feladatok tartoznak a protokollosztály munkakörébe?
- Elsősorban a város legjelentősebb rendezvényeinek, különböző fogadásoknak, tartományi, köztársasági, szövetségi, illetve külföldi diplomaták, üzletemberek községünkbe való látogatásának, fogadásuknak, utaztatásuknak és esetleges elszállásolásának a szervezése. De feladataink közé tartozik a hivatalos, protokolláris levezések intézése, a diplomáciai kapcsolatok ápolása és a régi és az új városháza épületében található termek igénylésének jóváhagyása vagy éppen elutasítása is. Hiszen például a patinás Városháza díszterme nem lehet színhelye akármilyen rendezvénynek. A teremigénylések elbírálását mintegy leegyszerűsítve űrlapok kitöltésére kérjük fel az igénylőket. Ebben pontosan közlik, hogy milyen jellegű rendezvényt mely teremben kívánnak megtartani. Feladataink közé tartozik továbbá a különböző fogadások alkalmával kapott és adott ajándékok kiválasztása és beszerzése is. Az ajándékozásnak szintén megvan a sajátos módja és etikettje, amit az íratlan szabályok értelmében kénytelenek vagyunk betartani. Ez egyébként egy igen érdekes feladat, s a kapott, illetve ajándékozott tárgyakról osztályunk feljegyzést vezet. Mindemellett - a polgármester személyén kívül - az önkormányzat tagjainak a különböző községekbe vagy akár külföldre történő utaztatását is mi szervezzük meg, valamint a szükséges vízumok beszerzése is a mi feladatunk, s még számos más tevékenységet látunk el.
* Egy-egy rangos esemény, fogadás alkalmával olyan szabályokat is be kell tartani, mint például a vendégek ülésrendje...
- Igen. Ezek, a mások számára csupán formaságoknak tűnő intézkedések is a protokollnak megfelelően kell, hogy történjenek. A rangbeli viszonyokat szem előtt tartva ültetjük a vendégeket, illetve egyes rendezvények részvevőit az őket megillető helyre, de figyelnünk kell arra is, hogy ne maradjanak üres székek mellettük. Ezek a dolgok a nagyközönség számára fel sem tűnnek, számunkra viszont ugyanolyan kihívást jelentenek, mint az egyéb feladatok.
* A protokollosztály feladata a sajtó képviselőivel történő kapcsolattartás is...
- Számomra ez az egyik legkedvesebb feladat, hiszen jómagam is sok éven keresztül dolgoztam újságíróként, így jól tudom, milyen fontos a média képviselőivel kialakított jó kapcsolat. A különböző sajtóértekezletekre való meghívás továbbítása, közlemények és értesítések elkészítése is az osztályunkon történik. Ezeket mi öntjük formába és juttatjuk el a sajtó képviselőihez. Ily módon a ,,kapocs' szerepét töltjük be a polgárok és az önkormányzat között. Ez egyébként a protokollosztály tevékenységének számos területén kirajzolódik, hiszen a polgárokkal való együttműködés rendkívül fontos.
* Magyar önkormányzattól a magyar nyelvű médiához igen ritkán érkezik magyar nyelvű tájékoztató. Mi ennek az oka?
- Ez sajnos tényleg így van. Végre sikerült elérnünk, hogy az önkormányzatban megkezdje tevékenységét a fordítószolgálat. Igaz, vannak még hiányosságok, amelyeket ki kell küszöbölnünk, de jelentős eredménynek tartom már azt is, hogy többnyire eljut a médiához a szerb nyelvű tájékoztatás mellett a magyar és horvát nyelvű is. Köztudomású, hogy Szabadka község területén mindhárom nyelv hivatalos használatban van, ezért remélem, hogy a közeljövőben teljes mértékben eleget tudunk majd tenni az ilyen jellegű követelményeknek is. Az igazsághoz tartozik, hogy sok esetben egyszerűen nem jut elég idő arra, hogy a tájékoztatókat mindhárom nyelvre lefordítsák a fordítók. A célunk azonban az, hogy a lehető legrövidebb időn belül eljusson az információ a sajtóhoz, ezáltal pedig a közvéleményhez.
* Az idén tizedik alkalommal kerül sor a polgármesterbál megrendezésére. E rangos esemény körül is a protokollosztály bábáskodik. Hogyan történik például az ünnepi menü kiválasztása?
- Ez kétségkívül a ,,legínycsiklandóbb, ugyanakkor nem a legfontosabb része a polgármesterbál megszervezésének. Az éttermektől, ahol a báli mulatság megrendezésre kerül, általában két-három menüajánlatot kérünk. Ezeket az ételeket a polgármester munkatársaival egyetemben végigkóstolja, majd eldönti, hogy mi kerüljön felszolgálásra a bálon. Igyekszünk különleges ételeket és italokat választani erre az alkalomra, hiszen számunkra az a legfontosabb, hogy a vendégeink elégedettek legyenek.